Comment bien classer et archiver vos documents ?

Organiser et archiver vos documents peut sembler fastidieux, mais négliger cette tâche peut entraîner des désagréments. Combien de fois avez-vous dû fouiller dans une pile de courrier pour retrouver un document administratif crucial ? Et combien de temps avez-vous perdu à le chercher ? Découvrez ici les astuces pratiques pour bien classer et archiver vos documents.

Prendre les choses en main dès que possible

Pour bien organiser vos documents, le mieux est de commencer dès que possible. Ceci étant, vous ne devez pas laisser le désordre s’installer. Vous devez donc prendre l’habitude de le faire régulièrement. Inutile d’attendre le moment idéal, agissez dès maintenant. Une fois que vous avez effectué un tri efficace, le maintien de l’ordre devient une tâche rapide et simple. N’hésitez pas à consulter https://www.arcalys.com/archivage/quels-sont-les-differents-types-darchives/ pour plus d’informations.

Certes, rattraper le retard dans l’organisation peut être fastidieux, surtout si vous avez une grande pile de documents à trier. Cependant, chaque minute passée à classer et ranger vos papiers, et à le faire de manière régulière par la suite, est un investissement qui vous épargnera le stress de chercher un document important. De plus, un classement efficace rendra la vie plus agréable aux autres personnes qui pourraient avoir besoin de retrouver des informations dans vos documents.

Organiser et catégoriser vos documents par domaine

Faire le tri est la première étape à suivre. Commencez par éliminer les prospectus et publicités inutiles. Ensuite, repérez les documents administratifs obsolètes qui peuvent être jetés. Pour ce qui reste, organisez-les par domaine et type, puis classez-les progressivement par année.

Pour simplifier le processus de classement, vous pouvez opter pour l’utilisation de différentes couleurs pour chaque domaine, que ce soit sur les classeurs, les étiquettes, les intercalaires ou les boîtes, en fonction du volume de documents et de votre propre système de classement.

Vous pouvez également suivre le même schéma que celui proposé dans un tableau détaillant les délais de conservation des documents. Assurez-vous de classer vos documents dans chaque domaine par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien, en plaçant les plus récents au-dessus pour une consultation plus facile.

Gérer le courrier dès son arrivée

Dès que le courrier arrive chez vous, créez un espace dédié pour le centraliser, que ce soit dans votre entrée ou sur un coin du plan de travail de la cuisine, avec une poubelle à proximité pour les papiers à jeter. Prenez l’habitude de trier le courrier dès sa réception, cela ne vous demandera que quelques minutes : éliminez directement les publicités et prospectus inutiles, ouvrez le reste du courrier et jetez les enveloppes. Traitez immédiatement les urgences, tandis que les autres courriers peuvent attendre un peu.

Pour le reste, organisez-les en fonction de leurs échéances, par exemple dans un trieur à soufflets. Créez des catégories telles que « À traiter cette semaine », « Avant le 15 du mois », « Avant la fin du mois », et enfin une section pour les lettres moins urgentes. Une fois que tous les documents courants ont été traités, rangez-les dans les dossiers d’archives appropriés.

Réduire la quantité de documents papier

Pour réduire le volume de documents papier, de nombreux services offrent désormais la possibilité de recevoir des factures en ligne, soit via un compte en ligne soit par e-mail. Le paiement peut également être effectué directement en ligne, ce qui contribue significativement à diminuer la quantité de papier à gérer.

Il est toutefois important de noter qu’il est nécessaire de classer les documents numériques de la même manière que les documents papier. Pour ce faire, vous pouvez les organiser sur votre ordinateur de manière systématique et sécurisée.

Vous devez tout de même penser à numériser vos documents importants tels que le titre de propriété de votre logement, les contrats de mariage, les actes de donation et les jugements de divorce, afin de les archiver dans votre ordinateur. N’oubliez pas de faire des sauvegardes régulières et d’avoir plusieurs copies sur différents supports pour éviter tout risque de perte ou d’accident.

Organiser les magazines et les catalogues variés

Lorsque vous triez les magazines et les catalogues divers, soyez sélectif en ce qui concerne les abonnements. Choisissez uniquement ceux qui vous intéressent vraiment et que vous avez le temps de lire.

Comme vous pouvez le constater, aujourd’hui, presque tout est disponible sur Internet, donc les prospectus de restaurants ou les catalogues peuvent souvent être éliminés. Par exemple, si vous trouvez un menu de restaurant attrayant, vous pouvez facilement retrouver son adresse en quelques clics en ligne.

Dans le pire des cas, prenez simplement une photo avec votre téléphone portable. C’est bien plus facile à retrouver qu’un morceau de papier égaré au fond d’un tiroir. Cette astuce est également utile pour les notices et modes d’emploi des appareils électroménagers, souvent disponibles en format PDF et téléchargeables facilement depuis les sites de vente en ligne.